テレワークや在宅勤務時代において必須!クラウドPBXの基本知識を紹介!

当サイトはテレワークや在宅勤務時代において必須ともいわれる、クラウドPBXの基本的な知識を紹介しています。
遠隔地にいても違和感なく通話をすることができ、効率良く利用することができます。
このサイトでは賢くクラウドのPBX業者を選択する方法も解説しているので、これから利用を検討しているのであればぜひ参考にしてみてください。
クラウドのPBXの業者を選ぶときに特に着目すべきポイントも紹介しているので必見です。

テレワークや在宅勤務時代において必須!クラウドPBXの基本知識を紹介!

在宅勤務の推進に伴いスマートフォンを内線化させ、より便利に活用したいと考えている人は多いのではないでしょうか。
そのようなときには、クラウドPBXを利用するのが良いです。
クラウドPBXはオフィス内にPBX装置を設置することなく、インターネットを通じて利用することのできるサービスです。
そのため初期費用が安く、インターネット通話をするため通話料も安いというメリットがあります。
クラウドPBXならスマートフォンを内線として使えるので便利です。

大掛かりな工事も不要!テレワークに欠かせないクラウドPBXとはいったい何?

クラウドPBXが多くの企業に導入されている背景に、初期コストが非常に安いという点が挙げられます。
一般的に、PBXを利用する場合には設置工事などのコストが求められることになるため経費負担が大きくなります。
同様に、ランニングコストのことも考えなくてはいけませんので、継続的な利用を考える場合にはなるべく安くて使いやすいプランを選択しなくてはいけません。
この場合、サービスの質が落ちてしまう可能性も十分に存在します。
一方で、クラウドPBXの場合はこのような初期コストがほとんど必要になりません。
もちろん、クラウドを利用するためインターネットの通信量やアプリを利用するときのコストはかかりますが、従来までのものと比較しても小さくなります。
ハードウェアを必要としない側面があるのに、非常に使いやすいのでテレワークにも向いています。
実際に、端末さえあればすぐにでもクラウドPBXを利用できるようになるため社内にいる必要がありません。

クラウドPBXを導入するメリットその①導入機器も不要で通話料が安くコスト削減を実現

クラウドPBXは、クラウドサーバーを使って通話ができるサービスになるので、既に光回線などがある事業所の場合は初期費用を大幅に抑える効果が期待できますし、インターネットの回線取得やサーバーの登録などの費用のみで1万円から5万円で導入することがかのうです。
電話機をクラウドPBXと同時に導入するとなったときなどは1台あたり12,000円前後の費用が必要になりますが、既存のIP電話機を使ったり社員が保有しているスマートフォンを内線化するなどでコストを削減することも可能です。
クラウドPBXは1回線から導入できるものや5回線1万円などのようなパッケージになっているものもあるので、導入する事業所に最適なプランを選ぶのがポイントです。
なお、クラウドPBXの外線通話料は一般的な固定電話と比べても安く設定されているケースが多く、固定電話では3分間8円、フリーダイヤルでは3分間10円、スマートフォンを利用した場合は1分間15円から16円が相場です。

クラウドPBXを導入するメリットその②個人用スマホの受け答えが可能でビデオ会議もできる

クラウドPBXを利用することで、これまで企業のスマホを利用しなければ社内のアクセスができなかった部分が、個人用スマホで利用できるようになると言うメリットがある場合もあります。
これは社員にとっては非常に便利な機能となることが多く、これまで個人用と自分用の二台を持ち歩かなければならなかったのに対し、自分用のものだけで社内へのアクセスが可能となるため、非常にスムーズにやりとりが出来るようになります。
クラウドPBXはインターネットを利用して外部との接続を可能にすると言う機能を持っており、同時に暗号化などのセキュリティー機能を網羅されている場合がほとんどです。
そのため従来は安全性を考え企業で専用スマホを用意するということが多かったのですが、クラウドPBXを利用することでその必要がなくなると言うメリットがあります。
さらにクラウドPBXを利用することでビデオ会議なども自らのスマホで対応することができるようになることも多いため、社員自身の業務効率化をスムーズに図ることができるのもポイントです。

クラウドPBXを導入するメリットその③様々なシステムと連携でき業務の効率化をはかれる

クラウドPBXが魅力なのは、様々なシステムと連携させることによって、機動的な運用をしていくことができる点です。
そもそも、通常の電話交換機は社内に機械を設置して運用していかなくてはいけません。
一方で、クラウドPBXではそのようなことをする必要性がなく、ブラウザ上で誰でも起動させられる魅力があります。
設定や管理もそこで行うことができるため、システム管理についても同様の手段を講じることが可能です。
効率化を図ることができるのも、インターネットを介して機動的な運用ができるからに他なりません。
例えば、電話環境を構築するために海外のアプリと連携させることもできます。
この場合、事業を世界規模で拡大させていくことも十分に可能なので経営上の役に立ちます。
また、電話機の種類そのものに関しても連携や対応が容易です。
ソフトフォンやモバイルフォン、あるいはインターネット端末を介して利用するSIP端末も使えますので非常に便利です。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その①保守管理の手間が省け管理もWEB上で完結

クラウドPBXは、クラウドサーバーがPBXの機能を持つものになるので、利用者はパソコンやスマートフォンなどの端末からメニューより通話ボタンをクリックして、ウェブアドレス帳から電話番号を選択するだけで通話ができるようになります。
従来からあるIP-PBXの場合は、事業所の中に専用のサーバーを設置してシステムの構築などが必要になるので、サーバーの管理者などが別途必要になりますしサーバーに不具合が生じてしまうとその間は電話を利用することができなくなるなど保守管理は専門家がいなければ困難な状態になりがちです。
スマートフォンなどを利用している人が多い時代などからも、出先から電話をするときにもスマートフォンからクラウドPBXにアクセスする形で会社やクライアント、取引先などに電話をすることができますしビジネスフォンなどの電話帳は電話機本体や交換機などの設備内に保存が行われるけれどクラウドPBXはクラウドサーバー上に保存されているのでメンテナンスなども容易にできるメリットもあります。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その②ほとんどのCRMと連携可能で事業立上げに最適

CRMは顧客管理システムと呼ばれるもので、蓄積されている膨大な顧客データを一元管理ができる、可視化することで従業員全員が共有できるなどのメリットがあります。
さらに、情報を分析して顧客のニーズにマッチするマーケティングおよびプロモーションの実行を行うこともできるマーケティングに欠かすことができないツールといえましょう。
このような顧客管理システムと連携が可能なクラウドPBXは、営業支援システムでもあるSFAとの連携が可能な製品も多くなっています。
SFAは商談や顧客との折衝など、営業に関する情報を詳細レベルで入力を行いノウハウの蓄積や営業活動の効率化を図ることができるシステムで、CRMの中にSFAの機能が含まれているものもあります。
これらとクラウドPBXを連携させることでCTIはさらなる進化を遂げることができる、主な機能としてはポップアップ機能やクリックするだけで電話をかけることができる、オペレーターの稼働時間や待ち時間などをグラフを使ってレポートで出力できるようになります。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その③クラウド型電話帳を利用できる

クラウドPBXを導入した後は、ビジネスフォンではなくパソコンやスマートフォンなどの端末を利用して通話することができるようになります。
この場合、内線や外線など頻繁に利用する電話番号をクラウドPBXのアプリにある社員共通の電話帳に登録をしておけば、そこからかけたい番号を見つけてクリックもしくはタップしてから通話ボタンを押すことでビジネスフォンと同じような感覚で電話をかけることができます。
業務で利用しているパソコンで電話ができる、外出している場合は会社が貸し出しているスマートフォンを使って電話をかけることができるわけですが、クラウドPBXの電話帳は各端末にあるものではなくクラウドサーバー上に保存が行われているので、共有化ができるメリットもあります。
ちなみに、ビジネスフォンはボタンがたくさんあるので転送することが苦手などのように感じている人も多いかと思われますが、クラウドPBXは画面操作で行えるので簡単に転送することができます。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その④発着信履歴や録音ファイルの一元管理も可能

クラウドPBXで利用できる便利な機能の1つに、発着信履歴や録音ファイルの一元管理を行うことができると言うものがあります。
これは社員が利用するスマートフォンやその他の電話の発着信の記録を保管することができるため、様々な通話の状況を責任者が把握することができることから、業務外の電話や電話料金の把握等を端末ごとに行うことができ、様々な管理をスムーズに実現できるのがポイントです。
また、クラウドPBXでは通話録音のファイル等を一元管理することも可能であるため、重要な商談情報等を管理者が確認することができ、その商談をスムーズに進めるために有効な情報に利用することができます。
近年ではこれらの情報を適正に管理し、また有効に活用することで様々な商談チャンスを効果的に発展させることがよく行われていますが、これにもクラウドPBXは非常に有効な機能を果たすことができるのがポイントです。
クラウドPBXは様々な業務管理や情報連携等を高いレベルで司ることができるため、企業に非常に有益な効果をもたらすものと注目されています。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その⑤Wi-Fi環境でも支障なく利用できる

クラウドPBXを検討する場合には、Wi-Fi環境でも支障なく利用できるものを選ぶと非常に良いものです。
近年ではスマートフォンを利用して様々なビジネスツールを効果的に活用している職場も多く、そのため社外で効率的にアクセスをすることができる機能を持つことが必要不可欠となっています。
クラウドPBXの多くはインターネットを利用して社内の電話と接続されていることが多いのですが、外部の様々なWi-Fiと接続することができるものが多く、そのために携帯電話料金を削減しながら効率的なビジネス利用ができるのがポイントです。
スマートフォンを利用して様々な資料を社内のサーバーからダウンロードしたり、また同時に電話機能を利用して取引先や社内と連絡を取るなど、高度な利用の仕方ができるのが魅力となっています。
最近では街中のWi-Fiスポットも非常に増えていることから、これを利用してクラウドPBXにアクセスをすることができるため、非常に効率的な業務を進めることができるのがポイントです。